10月19日中午12点30分，在体育部会议室召开由校学工部团委、体育部共同举办的“校庆杯”乒乓球师生混合团体赛筹备会。学工部、14支参赛队师生代表、体育部支部书记熊玲及乒乓球裁判组参加了本次会议。会议由赛事负责人体育部杨谦老师主持。
会上，体育部熊玲对各参赛队的热情参与表示了感谢，她指出各参赛队对本次比赛积极响应，前期通过动员、队员遴选及集中训练做了很多的准备，展示了良好的师生精神风貌；针对接下来的比赛，熊玲从安全第一、比赛精彩、服从裁判、展现风采四个方面对本次比赛提出要求，强调本次比赛是第一届学校乒乓球师生互动比赛，通过精彩纷呈的比赛，拉近师生间的距离，增进师生间的感情，展现各参赛队的风貌，为校庆献礼！
随后，本次赛事的裁判长杨谦老师对比赛赛制、赛程、比赛时间、裁判员工作、运动员礼仪及行为等做了详细说明。他指出，本次比赛是为庆祝我校建校50周年举办的体育节赛事中的一项，也是建校以来首次师生混合团体赛。各院系均参加了比赛，14支队伍分别为本部10个学院代表队，科技学院、研究生、、机关分党委和继续教育学院代表队。比赛将从本周六上午8点拉开帷幕，持续一天。希望各参赛队能展现出良好的竞技水平和精神面貌，迎接学校50年校庆的到来！
会议的最后，各代表队进行了此次乒乓球赛的抽签，确定了种子队和各自代表队的参赛位置。最终研究生院、经济管理学院、机械工程学院和机关分党委被选为各组的种子队。此次乒乓球赛共分为四个小组，每个小组前两名出线，进行交叉淘汰，产生四强后进行交叉赛，最终产生此次比赛的冠亚季军。
